Hallo WFO: Mit Qsome das Warteschlangenspiel aufpeppen

7 Minuten Lesezeit
Qsome Team • Jan 10, 2022

Wenn man in einem Unternehmen wie dem unseren tätig ist, gibt man sich natürlich viel Mühe, sein tägliches Arbeitspensum zu planen. Man entwickelt eine Strategie. Man plant die kommenden Tage in Stundenschritten. Und man hofft, dass alles nach dem sorgfältig erstellten Plan ablaufen wird.

Aber nicht immer läuft alles nach Plan.

Unabhängig vom Organisationstalent taucht manchmal plötzlich eine neue, unerwartete Aufgabe auf, bei der man weiß: „Das ist wirklich dringend und hat von jetzt an höchste Priorität.“

Genau das passierte, als wir die Anfrage des WFO (World Football Organization) Arab Championship nach einer Lösung für die Warteschlangenverwaltung erhielten. Der erste Gedanke, der uns durch den Kopf ging, war: „Erstaunlich, es ist die WFO!“. Der zweite war: „Moment mal, ist die Deadline wirklich in zwei Wochen?“

Und so war es auch. Wir fanden schnell heraus, dass die WFO im März 2021 eine Ausschreibung verschickt hatte. Mehr als ein halbes Jahr später, im Oktober, war immer noch kein geeigneter Anbieter in Sicht.

Dann setzten sich Vertreter der WFO mit uns in Verbindung. Und das geschah – zumindest teilweise – durch gutes, altmodisches Glück. Schon vor Monaten hatten wir eine Warteschlangenlösung im Impfzentrum in Zürich realisiert. Die Leiterin der Akkreditierungsabteilung der WFO war zufällig in diesem Zentrum und sah diese Lösung aus erster Hand.

Jetzt erinnerte sie sich daran. Und sie dachte, dass wir vielleicht etwas Ähnliches für die WFO entwickeln könnten. Sie trug die Idee im Büro vor, und es dauerte nicht lange, da wurden wir direkt kontaktiert.

Die Liste der Anforderungen der WFO war – wie zu erwarten – lang. Unter anderem sollte die Warteschlangenlösung:

  • flexibel genug sein, um in verschiedenen Einrichtungen auf der ganzen Welt eingesetzt werden zu können;
  • sowohl auf Komfort als auch auf Geschwindigkeit ausgelegt sein – und schnell zahlreiche Personen aufnehmen können;
  • ohne eine umfangreiche Installation reibungslos funktionieren.

Mit einem strikten Zeitplan von zwei Wochen war dies nicht nur eine weitere Aufgabe in unserem Arbeitsplan. Es war eine grosse Herausforderung.

Also beschlossen wir, das zu tun, was wir normalerweise in jeder schwierigen Situation tun. Einfach loslegen.

Der Umgang mit Leitungen im WFO-Akkreditierungszentrum? Keine Standardarbeit

Das WFO-Akkreditierungszentrum benötigte eine spezielle Lösung. Es bestand aus 28 Check-in-Schaltern, 8 Verteil-, 10 Hilfs- und Betriebsschaltern in 7 Stadien in Katar für den Arab Championship.

Sie denken jetzt vielleicht: „Das klingt groß und komplex“. Und Sie hätten Recht. Angesichts des Kontextes waren große Maßnahmen erforderlich. Das WFO-Akkreditierungszentrum war für die Ausstellung von Akkreditierungsausweisen für alle WFO-Mitarbeiter zuständig – und die Liste der Mitarbeiter war lang.

  • Ein Medienvertreter? Sie müssen über Qsome in die Warteschlange gestellt werden.
  • Ein Lieferant? Sie müssen sich ebenfalls über Qsome in die Warteschlange einreihen – ganz gleich, ob Sie einen Hotdog-Stand betreiben oder einen riesigen Laden für Fußball-T-Shirts leiten.
  • Ein Auftragnehmer? Ein Sicherheitsmitarbeiter? Eine andere Organisation, die am Arab Championship beteiligt ist? Bitte stellen Sie sich ebenfalls in die Qsome-Liste ein.

Um es einfach auszudrücken: Jede Person mit einer operativen Rolle (nicht als Zuschauer) musste unser Warteschlangenmanagementsystem durchlaufen. Und das ist eine enorme Belastung: Die erwartete Zahl lag bei 2000-3000 Personen pro Tag.

Wir wussten sofort, dass die Warteschlangenlösung für das Akkreditierungszentrum äußerst flexibel und skalierbar sein musste. Wir haben auch versucht, den Prozess so einfach wie möglich zu gestalten.

Nehmen wir an, Sie sind einer der Lieferanten. Sie stellen sich in der Schlange an, und die freiwilligen Mitarbeitenden der Akkreditierungsstelle überprüfen Ihre Daten. Wenn diese Überprüfung erfolgreich war, werden Sie zur abschließenden Identitätsprüfung an den Vertriebsschalter weitergeleitet. Anschliessend erhalten Sie einen Akkreditierungspass.

Wenn die Mitarbeitenden der Akkreditierungsstelle Probleme mit der Überprüfung haben, leiten sie Sie zur Problemlösung an den Helpdesk weiter.

Darüber hinaus hat das Akkreditierungszentrum eine spezielle Check-in-Benutzerrolle beantragt, die es neuen Kunden ermöglicht, sich in die Warteschlange einzureihen und ihre Tickets auszudrucken.

Natürlich musste alles reibungslos und ohne Pannen ablaufen. Aus der Sicht des Kunden mussten alle Übergänge zwischen den Schaltern nahtlos sein. Aus Sicht der Mitarbeitenden (die an den Serviceschaltern arbeiten) war es notwendig, über alle Informationen zu den Kunden und den zuvor besuchten Schaltern zu verfügen.

Und es hat funktioniert. Im ersten Betriebsmonat hat das System zuverlässig die Daten von 48 000 Personen bearbeitet.

Blitzschnelle Lösung für das WFO Media Center

WFO-Veranstaltungen sind aus vielen Gründen berühmt, und einer davon ist die beste Qualität der Medienberichterstattung. Modernste Übertragungstechnik sorgt für erstklassige Sicht aus jedem Blickwinkel und zu jedem Zeitpunkt.

Wenn man bei einer Veranstaltung dieser Größenordnung die Grenzen der Sportberichterstattung überschreitet, ist eines ganz entscheidend. Die Servicezentren müssen immer zur Stelle sein. Sie sind speziell für Medienleute gedacht, die ihre Ausrüstung reparieren oder reinigen lassen wollen.

Auch hier müssen die Warteschlangen verwaltet werden. Deshalb wurden für das WFO Media Center weitere 8 Schalter angefordert, um die Warteschlangen in den Servicezentren von Sony und Nikon zu verwalten.

Für mehr Komfort haben wir auch ein Selbstbedienungsterminal nach Katar geliefert. Der große Vorteil solcher Terminals ist, dass sie nicht installiert werden müssen. Sie können sofort verwendet werden.

Ein weiterer Tag, eine weitere erfolgreiche Lieferung

Bei Qsome ging es schon immer darum, Grenzen zu überwinden und sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt. Hier schnell ein paar Zahlen zum Nachrechnen:

  • Weniger als eine Woche. So lange dauerte es, die Smart-Queueing-Lösung zu konfigurieren und zu testen. In der Zwischenzeit übernahm die WFO die Verantwortung für die lokale Installation der Drucker. In diesem äusserst knappen Zeitraum haben wir als Team ein optimales Ergebnis erzielt.
  • Weniger als 3 Stunden. So lange mussten die Administratoren des WFO-Akkreditierungs- und Medienzentrums geschult werden, um sich mit der SaaS-Anwendung vertraut zu machen.
  • 80 000 Personen. Das ist die Anzahl der Personen, deren Daten innerhalb von weniger als 2 Monaten im Akkreditierungszentrum und im Medienzentrum bearbeitet wurden.

Es gibt Zeiten, in denen man die Leistungen seines Teams feiern kann. Und es ist ein grossartiges Gefühl, die allerersten, allerbesten und allergrössten Meilensteine zu feiern.
Aber manchmal ist die beste Auszeichnung die gut gemachte Arbeit an sich.
Das Jahr 2022 steht vor der Tür und die wichtigste Frage lautet: Was kommt als nächstes?

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