La commune de Regensdorf modernise son service aux citoyens avec Qsome

Amélioration de l’orientation des usagers, du libre-service et des processus de prise de rendez-vous pour une administration communale moderne

La commune de Regensdorf, qui compte environ 20 000 habitants, figure parmi les plus grandes communes de la région du Zürcher Unterland. Dans le cadre des travaux de transformation du site situé à la Watterstrasse 116, le rez-de-chaussée a été entièrement réaménagé. Les anciens guichets ont laissé place à un espace d’accueil moderne et convivial destiné aux citoyens, aux visiteurs et aux collaborateurs.

Grâce à l’aménagement de zones d’attente, d’une cafétéria, de quatre guichets centraux, de salles de réunion et de services numériques, les bases d’une administration moderne, orientée vers le service et les besoins des usagers, ont été créées. Un élément central de cette modernisation est Qsome, la solution numérique développée par e-nov8 pour la gestion des files d’attente, la prise de rendez-vous, les services en libre-service et l’affichage dynamique (Digital Signage).

Situation initiale : un nouvel espace d’accueil avec des exigences numériques

Dans le cadre des travaux de transformation, tous les guichets existants ont été supprimés et remplacés par quatre guichets centraux au rez-de-chaussée. La nouvelle conception des espaces devait non seulement répondre à des exigences architecturales modernes, mais également simplifier les processus pour les citoyens et les collaborateurs.

La commune de Regensdorf avait besoin d’une solution flexible capable de prendre en charge aussi bien les demandes spontanées sur place que les rendez-vous réservés en ligne. Par ailleurs, il devait être possible de représenter numériquement les différents services, prestations, niveaux de priorité et disponibilités.

L’objectif était de rendre les temps d’attente transparents, d’impliquer les collaborateurs de manière ciblée, de gérer efficacement les rendez-vous et d’offrir aux citoyens une expérience de service moderne.

Solution : Qsome comme plateforme centrale pour les démarches citoyennes

Avec Qsome, une solution numérique complète a été mise en place afin de regrouper au sein d’une même plateforme les différentes exigences de la commune. Le système prend en charge aussi bien les demandes effectuées en ligne que celles réalisées sur place et permet un traitement structuré, priorisé et orienté vers le service.

Les fonctionnalités mises en œuvre comprennent notamment :

• Qsome comme système de gestion des files d’attente pour les demandes en ligne et sur place
• Représentation numérique des différents services et prestations
• Profils de traitement avec spécialisations, priorités et responsabilités
• Terminaux modernes en libre-service pour l’enregistrement sur place
• Un grand écran tactile extérieur fournissant des informations et permettant l’enregistrement aux rendez-vous
• Écrans d’information destinés aux citoyens
• Affichages aux guichets avec les écrans et le logiciel Qsome
• Affichage dynamique (Digital Signage) permettant la gestion autonome des informations diffusées
• Authentification unique (Single Sign-On) avec intégration Azure
• Gestion des espaces pour les guichets et les salles de réunion
• Formulaires numériques pour les démarches citoyennes avec transmission sécurisée et contrôle des pièces jointes
• Réservation directe des collaborateurs compétents pour certains services sélectionnés
• Vérification automatique des disponibilités et réservation des salles
• Calcul automatique du temps de consultation nécessaire en fonction du service et du nombre de personnes
• Plus d’efficacité pour l’administration et la population

Grâce à l’introduction de Qsome, la commune de Regensdorf est en mesure de gérer les démarches citoyennes de manière plus efficace tout en améliorant la qualité de ses services. Les citoyens bénéficient d’informations claires, de possibilités d’enregistrement simples et d’un accompagnement transparent tout au long de leur parcours au sein de l’administration.

Qsome apporte également des avantages significatifs en interne : les collaborateurs peuvent traiter les demandes de manière plus ciblée, planifier les ressources plus efficacement et adapter eux-mêmes les configurations du système. Les processus sont ainsi simplifiés, le temps nécessaire aux tâches administratives est réduit et la flexibilité au quotidien est renforcée.

La possibilité de gérer de manière autonome les formulaires numériques, de contrôler en toute sécurité les pièces jointes et de coordonner automatiquement les rendez-vous avec les collaborateurs et les salles appropriés constitue un atout particulièrement précieux. Il en résulte un processus numérique fluide et continu, depuis la demande initiale jusqu’au rendez-vous de conseil personnalisé.

Collaboration avec e-nov8

Dès la phase d’analyse des besoins, e-nov8 a démontré une compréhension claire des exigences de la commune de Regensdorf. La mise en œuvre s’est déroulée sans difficulté et a été adaptée avec flexibilité aux besoins spécifiques de l’administration communale.

Le résultat répond pleinement aux attentes de la commune : la solution développée est conviviale, flexible dans sa configuration et contribue à la modernisation durable des processus administratifs. Les évolutions et améliorations futures peuvent être initiées et mises en œuvre facilement.

Citation

«Grâce au système de gestion des tickets et de prise de rendez-vous de Qsome, nous avons pu moderniser nos processus avec succès et les rendre plus efficaces. La possibilité de transmettre les documents dès la prise de rendez-vous nous permet de préparer les demandes de manière optimale et de réduire considérablement le temps passé au guichet pour nos usagers. La collaboration avec e-nov8 a été professionnelle, orientée vers les solutions et adaptée à nos besoins dès le début. Les idées et propositions d’amélioration ont toujours été discutées ouvertement et mises en œuvre très rapidement.» Michelle Teucher, responsable du service des habitants

Conclusion : une administration numérique avec un service personnalisé

Avec Qsome, la commune de Regensdorf mise sur une solution moderne, flexible et tournée vers l’avenir pour ses services aux citoyens. La combinaison d’un système de gestion des files d’attente, de la prise de rendez-vous, du libre-service, de l’affichage dynamique (Digital Signage), des processus de formulaires numériques et de la gestion des espaces crée une réelle valeur ajoutée pour les citoyens comme pour les collaborateurs.

Ce projet démontre comment les solutions numériques peuvent simplifier les processus administratifs, optimiser l’utilisation des ressources et, en même temps, renforcer l’accompagnement personnalisé sur place.