Le Service de la population et des migrations du canton de Zurich mise sur une gestion moderne des visiteurs avec Qsome

Le Service des migrations du canton de Zurich traite les demandes soumises et délivre les autorisations d’entrée et de séjour. En outre, il prolonge les visas et délivre des visas de retour. Afin d’offrir aux visiteurs un service moderne, efficace et structuré sur place, l’office a décidé de moderniser sa gestion des visiteurs avec Qsome, la solution numérique développée par e-nov8 pour la gestion des visiteurs et des rendez-vous.

Situation initiale

Dans l’environnement très fréquenté du Service des migrations du canton de Zurich, des processus clairs, une orientation ciblée des visiteurs et une gestion flexible sont essentiels. La solution existante ne répondait plus que partiellement aux exigences actuelles en matière de convivialité, d’efficacité et d’évolutivité. Une plateforme moderne était donc recherchée afin de centraliser la gestion des différents services, départements et processus, tout en garantissant leur évolution à long terme.

La solution : une gestion moderne des visiteurs avec Qsome

Avec Qsome, une solution moderne et flexible a été mise en place pour remplacer l’ancien système de Qmatic et optimiser durablement les processus liés aux visiteurs.

Dans le cadre du projet, les éléments suivants ont notamment été mis en œuvre :

• Qsome comme système central de gestion des files d’attente pour remplacer l’application existante
• Représentation des différents secteurs et services avec leurs profils de traitement, spécialisations et priorités respectifs
• Terminaux modernes en libre-service pour un enregistrement simple et rapide des visiteurs
• Écrans d’information pour une communication claire et efficace sur place
• Équipement des guichets et des cabines biométriques avec les écrans et logiciels Qsome
• Distribution de tickets directement à certains guichets sélectionnés
• Utilisation de Qsome comme solution d’affichage dynamique (Digital Signage) pour diffuser des informations pertinentes, gérées de manière autonome, en complément des appels aux guichets
• Authentification unique (Single Sign-On) avec intégration Azure pour une intégration fluide dans l’environnement informatique existant
• Préparation technique des convocations sur rendez-vous comme base pour les futures extensions du système

Plus d’efficacité, plus de flexibilité et une meilleure orientation

Grâce à l’introduction de Qsome, le Service des migrations du canton de Zurich bénéficie d’une gestion des visiteurs nettement plus moderne. La solution accompagne aussi bien les collaborateurs que les visiteurs grâce à des processus clairs, une meilleure orientation et un environnement numérique convivial.

L’un des principaux avantages réside dans la grande flexibilité de la plateforme : de nombreuses configurations peuvent être réalisées de manière autonome. Cela permet de gagner du temps, de réduire la charge administrative et de créer les conditions nécessaires à une évolution agile des processus.

Collaboration et mise en œuvre

Dès la phase d’analyse des besoins, e-nov8 a démontré une compréhension approfondie des exigences du Service des migrations du canton de Zurich. La collaboration a été, dès le départ, orientée vers les solutions, efficace et fondée sur un véritable partenariat. La mise en œuvre s’est également déroulée sans difficulté et a été adaptée avec souplesse aux besoins spécifiques de l’organisation.

Résultat

Le résultat du projet a pleinement répondu aux attentes du Service des migrations du canton de Zurich. Avec Qsome, une solution conviviale et tournée vers l’avenir a été mise en place. Elle améliore non seulement la gestion actuelle des visiteurs, mais permet également de répondre efficacement aux besoins futurs. Les nouvelles fonctionnalités et évolutions peuvent être demandées de manière structurée et mises en œuvre rapidement.

Témoignage client

« e-nov8 a compris nos besoins dès le début et a mené le projet de manière efficace. Grâce à Qsome, nous disposons aujourd’hui d’une solution moderne et flexible pour la gestion de nos flux de visiteurs. »

Nico Reust, Direction générale, Direction de la sécurité, Service des migrations du canton de Zurich