Système numérique de gestion des files d’attente pour les autorités, migration Canton du Valais

Modernisation réussie de la gestion des visiteurs au Service de la population et des migrations du Canton du Valais

Qsome – l’alternative moderne aux systèmes classiques de gestion des files d’attente dans l’administration publique

Situation initiale : une gestion des visiteurs obsolète dans l’administration

Le Service de la population et des migrations du Canton du Valais recherchait une solution pérenne pour la modernisation du système de gestion des files d’attente existant sur plusieurs sites. La solution legacy utilisée jusqu’alors avait atteint ses limites, tant sur le plan fonctionnel qu’en matière de flexibilité et de convivialité.
L’objectif était d’introduire une gestion numérique des visiteurs, qui simplifie les processus, réduise les temps d’attente et crée une expérience client positive pour les citoyens.

Avec Qsome d’e-nov8, le choix s’est porté sur une puissante plateforme de Customer Journey Management pour les autorités.

La solution : Qsome comme système numérique de gestion des files d’attente

Qsome a introduit avec succès une nouvelle solution et constitue aujourd’hui le système central de gestion des files d’attente au centre des documents d’identité de Monthey. La plateforme permet une gestion numérique de bout en bout des flux de visiteurs – du check-in jusqu’à la fin de la démarche administrative.

Fonctions clés et modules mis en œuvre :

• Remplacement de la solution legacy par Qsome
• Représentation numérique de l’ensemble des prestations avec des profils de traitement individuels
  (priorités, spécialisations, règles de processus)
• Bornes self-service pour un check-in client efficace
• Écrans numériques d’information et d’appel pour une orientation transparente des visiteurs
• Équipement de plusieurs postes de guichet avec Qsome
• Intégration de box de saisie biométrique avec pilotage des processus
• Intégration de l’automatisation du bâtiment (commande des portes dans la zone biométrique)
• Utilisation de Qsome comme solution d’affichage dynamique pour des informations gérables de manière autonome
• Single Sign-On (SSO)

Mise en œuvre du projet : collaborative et flexible

Dès la phase d’analyse, e-nov8 a démontré une compréhension approfondie des exigences spécifiques d’une administration publique. La collaboration étroite a permis une mise en œuvre ciblée et une adaptation flexible de la solution aux processus existants.
L’implémentation du système numérique de gestion des files d’attente s’est déroulée sans difficulté et dans les délais prévus.

Résultat : des processus plus efficaces et une meilleure qualité de service

Le Service de la population et des migrations bénéficie aujourd’hui d’une solution conviviale, évolutive et nécessitant peu de maintenance. De nombreuses configurations peuvent être effectuées de manière autonome – sans assistance externe.

La valeur ajoutée en un coup d’œil :

• Flux de visiteurs optimisés
• Efficacité accrue aux guichets et dans les zones spécialisées
• Grande flexibilité pour les adaptations et les extensions
• Amélioration de la qualité de service et de la satisfaction des citoyens

Témoignage client

« Avec Qsome, nous disposons aujourd’hui d’un système moderne et numérique de gestion des files d’attente, qui simplifie considérablement nos processus. La collaboration avec e-nov8 a été professionnelle, orientée solution et adaptée à nos besoins en tant qu’autorité. »

– Gilles Heyd, adjoint de la cheffe de service

Pourquoi Qsome pour les autorités ?

Qsome est une solution modulaire de Customer Journey Management spécialement conçue pour les administrations, les institutions publiques et les organisations orientées service. En tant qu’alternative flexible, Qsome permet la digitalisation complète de la gestion des visiteurs – sur plusieurs sites, de manière sûre et évolutive.