Modernisierung des Kundenleitsystems und der Online-Terminreservation im Bevölkerungsamt Basel-Stadt

Das bestehende Kundenleitsystem im Bevölkerungsamt Basel-Stadt entsprach nicht mehr unseren Anforderungen. Gesucht wurde deshalb eine moderne Lösung für die Besucherlenkung, das Terminmanagement und das Warteschlangenmanagement in der öffentlichen Verwaltung, die den Anforderungen eines stark frequentierten Behördenbetriebs gerecht wird. Somit sollte eine zukunftsfähige Grundlage für die weitere Entwicklung geschaffen werden.

Kundenleitsystem im Bevölkerungsamt Basel-Stadt: Einführung der neuen Lösung

Im Bevölkerungsamt Basel-Stadt, bestehend aus Einwohneramt, Passamt und Zivilstandsamt, wurde eine moderne Lösung für Besucherlenkung und Terminmanagement eingeführt. Die Lösung verbindet digitale Terminreservation, Besucherlenkung und Warteschlangenmanagement in einer zentralen Plattform. Das System integriert insbesondere die Online-Terminreservation über die Website des Bevölkerungsamtes und ermöglicht eine effiziente Terminverwaltung für Bürgerinnen und Bürger. Die digitale Terminbuchung ermöglicht es den Kundinnen und Kunden, ihre Wunschtermine im Voraus zu reservieren. Dadurch werden Wartezeiten reduziert, Kundenströme besser gesteuert und die Personaleinsatzplanung des Einwohneramtes optimiert.

Wie waren die Erfahrungen in der Zusammenarbeit und Umsetzung

Qsome/e-nov8 zeigte bereits in der Phase der Bedarfsanalyse ein fundiertes Verständnis für die Anforderungen an ein modernes Kundenleitsystem für Behörden und unterstützte das Projekt von der Konzeption bis zur Einführung. Die Implementierung des Systems verlief reibungslos. Zudem zeichnete sich die Lösung durch eine flexible Anpassung an unsere Bedürfnisse aus.

Entsprach das Ergebnis den Anforderungen?

Das Projektergebnis hat unsere Erwartungen erfüllt. Die entwickelte Softwarelösung für Kundenflussmanagement und die Steuerung von Besuchsprozessen ist benutzerfreundlich und ermöglicht es dem Bevölkerungsamt, viele Konfigurationen eigenständig vorzunehmen. Dies führt zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen. Darüber hinaus erhöht die Lösung unsere Flexibilität und unterstützt die fortlaufende Digitalisierung von Bürgerdiensten. Weiterentwicklungen können einfach angefordert und umgesetzt werden.

Die Lösung wird heute erfolgreich im täglichen Betrieb eingesetzt.

Mit der neuen Lösung verfügt das Bevölkerungsamt Basel-Stadt über eine zukunftssichere Plattform für digitale Terminreservation, Besucherlenkung und Warteschlangenmanagement. Die Lösung unterstützt Behörden dabei, Servicequalität zu verbessern, Wartezeiten zu reduzieren und Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten.

Zitat

„Die Zusammenarbeit mit Qsome/e-nov8 war professionell und zielgerichtet. Unsere Bedürfnisse wurden verstanden und effizient umgesetzt.“

— Roman Mathis, Projektleiter Justiz- und Sicherheitsdepartement Basel-Stadt, BdM Stabsdienste.

Verfasst vom Bevölkerungsamt