Digitales Kundenleitsystem für die öffentliche Verwaltung – Strassenverkehrsamt Graubünden

Digitales Kundenleitsystem für die öffentliche Verwaltung

Wie das Strassenverkehrsamt Graubünden mit Qsome Besucherströme effizient, sicher und bürgernah steuert

Die Anforderungen an öffentliche Verwaltungen steigen kontinuierlich: Bürgerinnen und Bürger erwarten digitale Services, kurze Wartezeiten und transparente Prozesse, während Behörden gleichzeitig Rechtskonformität, Effizienz und Sicherheit gewährleisten müssen. Das Strassenverkehrsamt Graubünden begegnet diesen Herausforderungen mit der Einführung von Qsome, einem umfassenden Kundenleitsystem bestehend aus intelligenter Hardware und einer skalierbaren SaaS-Plattform.

Ausgangslage: Bedarf nach einer zukunftssicheren Besuchersteuerung

Mit der Ablösung des bestehenden Systems (Qmatic) verfolgte das Strassenverkehrsamt Graubünden klare strategische Ziele:

• Modernisierung der Besuchersteuerung durch ein zukunftssicheres, digitales Kundenleitsystem
• Serviceorientierung und Bürgernähe bei gleichzeitig hoher Prozess- und Rechtskonformität
• Konsequente Digitalisierung, um Anliegen orts- und zeitunabhängig abwickeln zu können

Als kantonale Behörde mit mehreren Abteilungen und hoher Besucherfrequenz war klar: Gesucht wurde keine Insellösung, sondern ein integriertes Warteschlangen- und Besuchermanagement, das flexibel, skalierbar und einfach administrierbar ist.

Qsome bietet eine ganzheitliche Plattform zur Steuerung von Besucherströmen – von der Ankunft bis zum Abschluss des Services. Am Standort des Strassenverkehrsamts Graubünden wurde ein leistungsfähiger Funktionsumfang implementiert:

Implementierter Funktionsumfang im Überblick

• Selbstbedienungsterminals am Haupt- und Seiteneingang
• Digitales Ticketing mit QR-Codes und Smartphone-Unterstützung
• Zentrale Kundeninformationsanzeige im Wartebereich
• Individuelle E-Mail- & SMS-Benachrichtigungen
• Broadcasting-Funktion für wichtige Hinweise auf allen Anzeigekanälen
• Servicekataloge & Entscheidungsbäume, flexibel durch den Kunden verwaltbar
• MyTurn Mobile App mit Echtzeitinformationen zur Wartesituation
• Reporting & Analytics für datenbasierte Optimierungen
• Back-Office-Screens mit transparenter Warteschlangenübersicht

Diese Kombination aus Self-Service, Omnichannel-Kommunikation und Echtzeitdaten schafft ein nahtloses Besuchererlebnis – für Bürger ebenso wie für Mitarbeitende.

Mehrwert für Verwaltung, Mitarbeitende und Bürger

Effizienzsteigerung & Entlastung der Mitarbeitenden

Durch klare Besucherführung, transparente Warteschlangen und digitale Vorabinformation werden interne Prozesse optimiert und Schaltermitarbeitende gezielt entlastet.

Verbesserte Bürgerzufriedenheit

Dank QR-Code-Ticketing, SMS-Benachrichtigungen und mobiler Echtzeitinformationen wissen Besucher jederzeit, wann sie an der Reihe sind – unnötige Wartezeiten und Unsicherheiten entfallen.

Sicherheit & Rechtskonformität

Ein strukturierter Besucherfluss trägt zur Sicherheit vor Ort bei und unterstützt die korrekte, nachvollziehbare Abwicklung aller Verwaltungsvorgänge.

Skalierbarkeit & Zukunftssicherheit

Als SaaS-Lösung lässt sich Qsome jederzeit erweitern, anpassen und in bestehende Digitalstrategien integrieren – ein entscheidender Vorteil für öffentliche Organisationen.

Fazit: Qsome als strategischer Baustein der digitalen Verwaltung

Mit Qsome hat das Strassenverkehrsamt Graubünden ein modernes, leistungsfähiges Kundenleitsystem eingeführt, das weit über klassisches Warteschlangenmanagement hinausgeht. Die Lösung verbindet Digitalisierung, Servicequalität und Effizienz – und zeigt exemplarisch, wie Besuchersteuerung in der öffentlichen Verwaltung heute gedacht werden muss.

Für Organisationen, die eine skalierbare, digitale und bürgerorientierte Lösung zur Besuchersteuerung suchen, ist Qsome ein zukunftssicherer Partner.

Kunden-Zitat

„Dank dem Kundenleitsystem von Qsome können wir die Kundenströme in den Wartehallen des Strassenverkehrsamts gezielt steuern und flexibel auf unterschiedliche Bedürfnisse reagieren. Dadurch werden unsere Mitarbeitenden entlastet und wir verbessern das Besuchererlebnis für unsere Kundinnen und Kunden spürbar. Qsome leistet einen wesentlichen Beitrag zur digitalen Modernisierung unseres Amts und dient uns als Führungsinstrument zur kontinuierlichen Optimierung unserer Prozesse.»
– Daniel Joos, Abteilungsleiter Dienste und Finanzen, Strassenverkehrsamt Graubünden