Passbüro Zürich digitalisiert Besuchersteuerung mit Qsome

Das Passbüro Zürich ist die zuständige Anlaufstelle für Schweizer Bürgerinnen und Bürger mit Wohnsitz im Kanton Zürich, wenn es um die Ausstellung eines Passes oder eines Kombi-Angebots aus Pass und Identitätskarte geht. Für kurzfristige Reisen können zudem provisorische Pässe ausgestellt werden.

Um die Besuchersteuerung zu modernisieren und interne Prozesse effizienter zu gestalten, entschied sich das Passbüro Zürich für die Einführung von Qsome, der flexiblen Lösung für modernes Kundenfluss- und Terminmanagement von e-nov8.

Ausgangssituation

Das Passbüro Zürich suchte nach einer zukunftsfähigen Lösung, um die bestehende Besuchersteuerung zu modernisieren und die Prozesse im Kundenempfang nachhaltig zu verbessern. Ziel war es, eine leistungsfähige, benutzerfreundliche und flexibel anpassbare Plattform einzuführen, die sowohl die Anforderungen der Mitarbeitenden als auch die Erwartungen der Besucherinnen und Besucher erfüllt.

Was wurde mit Qsome umgesetzt?

Mit Qsome wurde eine umfassende Lösung für die digitale Besuchersteuerung und Kundeninformation eingeführt. Im Rahmen des Projekts wurden unter anderem folgende Komponenten realisiert:

• Ablösung der bisherigen Legacy-Lösung von Qmatic durch Qsome als modernes Kundenleitsystem
• Abbildung verschiedener Abteilungen und Dienstleistungen inklusive Verarbeitungsprofile mit Regeln für Spezialisierungen und Prioritäten
• Einführung moderner Self-Service-Terminals für den einfachen und effizienten Check-in
• Informationsbildschirme für Besucherinnen und Besucher zur transparenten Kommunikation vor Ort
• Ausstattung der Schalter mit Qsome Software für eine effiziente Bedienung
• Direkte Ticketausstellung an ausgewählten Schaltern für zusätzliche Flexibilität im Betrieb
• Einsatz von Qsome als Digital Signage Lösung zur Anzeige relevanter, eigenständig pflegbarer Inhalte ergänzend zu den Schalteraufrufen
• Single Sign-On mit Azure-Integration für einen sicheren und komfortablen Zugriff
• Vorbereitung für digitale Schalterscreens als Basis für weitere Ausbauschritte

Reibungslose Zusammenarbeit und flexible Umsetzung

Bereits in der Bedarfsanalyse zeigte e-nov8 ein klares Verständnis für die Anforderungen des Passbüro Zürich. Das Projekt wurde partnerschaftlich begleitet und die Umsetzung flexibel an die spezifischen Bedürfnisse der Organisation angepasst.

Die Implementierung verlief reibungslos und bestätigte den Anspruch, mit Qsome nicht nur eine leistungsfähige Standardlösung bereitzustellen, sondern diese auch passgenau auf individuelle Prozesse auszurichten.

Ergebnis: Effizienter, flexibler und benutzerfreundlicher

Das Ergebnis entsprach den Erwartungen des Passbüro Zürich in vollem Umfang. Besonders geschätzt wurde die hohe Benutzerfreundlichkeit der Lösung sowie die Möglichkeit, viele Konfigurationen selbstständig vorzunehmen. Dadurch profitiert die Organisation von spürbaren Zeit- und Kosteneinsparungen und gewinnt gleichzeitig an Flexibilität im Tagesgeschäft.

Auch zukünftige Weiterentwicklungen lassen sich unkompliziert anfordern und umsetzen – ein wichtiger Vorteil für öffentliche Institutionen mit sich wandelnden Anforderungen.

Kundenstimme

„Die Zusammenarbeit mit e-nov8 und Qsome war von Anfang an professionell, lösungsorientiert und vertrauensvoll. Unsere Anforderungen wurden sehr gut verstanden und effizient in eine flexible, praxistaugliche Lösung umgesetzt.“